Prova de conceito em licitação: o fornecedor precisa saber como será avaliado

Subscrevi uma representação perante o Tribunal de Contas do Estado de São Paulo (TCE-SP) sobre o edital de uma contratação estimada em R$ 1.132.831,14, destinada à gestão da compra de pneus e de serviços de borracharia.

O ponto que primeiro chamou atenção estava nos critérios da prova de conceito. O edital anunciava 96 itens de avaliação, dos quais 76 seriam obrigatórios. O checklist apresentado aos fornecedores, porém, continha 78 itens: 55 obrigatórios e 23 não obrigatórios. A fórmula de apuração ainda utilizava 76 como divisor.

O que é uma prova de conceito?

É uma demonstração prática, feita para conferir se aquilo que a empresa ofereceu atende a requisitos previamente definidos pela Administração. Em uma contratação de software, por exemplo, a equipe técnica pode executar um roteiro de testes para verificar funcionalidades essenciais. A prova não substitui o planejamento da contratação nem serve para inventar novos requisitos depois que as propostas foram apresentadas.

Marçal Justen Neto e Mariana Randon Savaris descrevem a prova de conceito como uma metodologia prevista no edital para verificar a aderência da proposta mais bem colocada às especificações da contratação. André Paulani Paschoa e Matheus Lencek também a tratam como mecanismo técnico de uso facultativo: sua utilidade está em testar a solução, não em criar uma etapa de habilitação disfarçada.

Quando ela cabe — e o que o edital deve explicar

O art. 17, § 3º, da Lei nº 14.133/2021 admite a prova de conceito, desde que prevista no edital, para avaliar a conformidade da proposta do licitante provisoriamente vencedor na fase de julgamento. Não é uma etapa obrigatória em toda licitação. O manual de licitações do TCU ressalta que a exigência precisa ser justificada, pois gera custos e pode afastar participantes.

Antes da disputa, o fornecedor deve conseguir identificar quais funcionalidades serão demonstradas, quais são essenciais, como cada teste será conduzido e o que levará à aprovação ou reprovação. O roteiro, as condições de realização e um prazo de preparação compatível com o objeto também precisam estar claros. A possibilidade de acompanhamento pelos interessados e o registro do resultado ajudam a tornar a avaliação verificável.

Em soluções que dependem de implantação e parametrização posteriores, é especialmente importante separar o que deve estar pronto para o teste daquilo que será entregue durante a execução do contrato. Essa distinção não elimina a prova; evita que uma demonstração limitada seja confundida com a implantação integral do sistema.

Por que essa diferença importa?

Uma prova de conceito serve para verificar se a solução ofertada atende às exigências da contratação. Para isso, os critérios precisam ser coerentes entre o edital, seus anexos e a forma de pontuação. Quando esses documentos não coincidem, o fornecedor pode preparar a demonstração com base em uma exigência e ser avaliado por outra.

A representação questionou justamente essa falta de correspondência. Também apontou a classificação de funcionalidades específicas como exigências eliminatórias, a documentação do levantamento de mercado e o prazo de cinco dias úteis para realizar a prova, em contraste com os 30 dias previstos para a implantação do sistema após a contratação.

O que decidiu o conselheiro?

O conselheiro responsável determinou a suspensão cautelar do certame para que as questões apresentadas fossem examinadas antes do prosseguimento da disputa. A medida preserva a possibilidade de análise pelo Tribunal enquanto o procedimento está interrompido.

Como os tribunais têm tratado a prova de conceito

Em situações distintas, TCU e TCE-SP já examinaram problemas que ajudam a entender por que o roteiro de avaliação precisa estar definido antes da disputa. No Acórdão nº 2.321/2026, do Plenário, o TCU apontou, entre outros vícios de uma licitação, a ausência de critérios objetivos para distinguir aprovação, aprovação com ressalvas e reprovação de amostras, bem como para separar requisitos essenciais dos acessórios. Naquele processo, a avaliação também ocorreu em fase inadequada e deixou de observar o prazo de ajustes previsto no edital. O Tribunal determinou a anulação dos itens afetados.

O TCE-SP, no TC-014849.989.25-6, julgou procedente uma representação relativa a outra contratação de software. Determinou que fossem definidos, no termo de referência, as funcionalidades essenciais a demonstrar, os critérios de aprovação, a comissão avaliadora, o local, a data e um prazo razoável de preparação. A decisão também alertou contra a exigência de demonstrar, de forma exaustiva, todas as funcionalidades da solução.

Em outro julgamento do TCE-SP, no TC-008228.989.25-7, a Corte exigiu a fixação objetiva do intervalo entre a sessão do pregão e a prova de conceito, além da identificação das funcionalidades essenciais e de um roteiro de verificação com critérios objetivos. Nesse caso, a representação foi parcialmente acolhida e houve determinação de retificação do edital.

Esses precedentes não antecipam o julgamento da representação aqui relatada. Mostram, porém, que a clareza sobre o que será testado, quando e com qual critério é parte relevante da competição — não um detalhe a ser resolvido somente no dia da demonstração.

O que fica para quem participa de licitações

Ao ler um edital com prova de conceito, vale conferir se o número de itens, sua classificação como obrigatórios ou não obrigatórios e a fórmula de apuração dizem a mesma coisa em todos os documentos. Também é importante verificar se o prazo para demonstrar a solução é compatível com o que será exigido.

A Lei nº 14.133/2021 admite a prova de conceito para verificar a aderência da proposta ao objeto. Essa possibilidade não dispensa critérios de avaliação claros, conhecidos previamente e aplicados de forma objetiva.